L’emergenza sanitaria che ci accingiamo gradualmente a superare ha imposto alle aziende modalità e ritmi lavorativi completamente nuovi. In particolare, il tentativo di scongiurare l’arresto completo delle attività ha obbligato numerosissime aziende ad un massiccio utilizzo del cosiddetto “smart working”, spostando letteralmente – ove possibile – l’operatività di migliaia di lavoratori presso il proprio domicilio.
Tale scenario lavorativo “smart” ha repentinamente subìto una importante suddivisione tra i suoi macro-attori: da una parte alcune grandi aziende che, grazie a budget superiori, hanno potuto adattarsi con maggiore velocità e flessibilità attingendo a risorse (e riserve) di una certa consistenza. Dall’altra parte la ben più numerosa platea di aziende e professionisti (PMI) che, rimasta spiazzata e travolta dagli eventi, ha dovuto “arrangiarsi” in qualche modo.
Sebbene nel momento in cui scrivo il ritorno alla “normalità” appaia ormai alle porte, sono ancora numerose le aziende che – per svariati motivi: regolamentazioni locali, costi di adeguamento e/o ragioni organizzative – non sono riuscite a venir fuori dal dubbio: “smart working sì o smart working no?”. La risposta a questa domanda è tutt’altro che scontata e ciò trova riscontro nel crescente orientamento degli imprenditori che l’hanno già sperimentato di voler rendere permanente (almeno in parte) il ricorso allo smart working anche negli attuali periodi di progressivo allentamento delle misure restrittive.
I nostri consigli
Per le (numerose) aziende ancora in dubbio, vediamo qualche consiglio che possa ridurre le perplessità e rendere un po’ più semplice la fase di valutazione del rapporto costi/benefici dello smart working, quantomeno in misura parziale oppure divisionale, nonché come catalizzatore (temporaneo) della fase di graduale riavvio delle attività lavorative.
Le Tecnologia e il grado di sviluppo raggiunto dal Web ci vengono in aiuto rendendo possibile (e, spesso, anche favorevole) il decentramento di tutte quelle attività lavorative non strettamente connesse a macchinari complessi e/o a flussi operativi che fisicamente sono dislocati nello stesso luogo per ragioni produttive inderogabili. Ad esempio: attività amministrative, di backoffice, di analisi e supporto all’attività commerciale, di marketing, meeting e coordinamento, di progettazione e così via.
La piattaforma Google G Suite
La prima piattaforma collaborativa che mi sento di consigliare è sicuramente G Suite. Si tratta di una intera piattaforma dedicata alla collaborazione aziendale facile ed in tempo reale, creata da Google grazie all’enorme esperienza accumulata attraverso gli analoghi singoli strumenti lanciati gratuitamente (per uso personale) molti anni or sono e progressivamente affinati e modellati per un utilizzo tipicamente business.
G Suite si compone di ben 16 strumenti software, tutti utilizzabili via web, che funzionano egregiamente sui principali sistemi operativi (Windows, Mac) e interagiscono tra di loro dialogando fluidamente come in una “grande famiglia” digitale.
Suddividendole per ipotetiche aree di utilizzo, ecco le principali applicazioni incluse nella suite completa:
Comunicazione:
- Gmail: e-mail aziendale personalizzata
- Meet: conferenze video e voce
- Chat: messaggistica per i team
- Calendar: calendari condivisi
- Drive: spazio di archiviazione su cloud
Produttività:
- Documenti: elaboratore di testi direttamente dal browser
- Fogli: fogli di lavoro/calcolo collaborativi
- Presentazioni: strumento per la creazione di presentazioni multimediali
- Moduli: strumento per la creazione di sondaggi e questionari
- Sites: strumento per la creazione di siti web (semplici)
- Keep: Note ed elenchi
- Apps Scripts: ottimizzazione dei modi di lavorare
- Cloud Search: ricerca intelligente in tutti i prodotti G Suite
Sicurezza e Gestione:
- Console di amministrazione: controlli di sicurezza e di amministrazione
- Endpoint: gestione dei dispositivi aziendali
- Vault: conservazione, archivio e ricerca dati
Esistono versioni meno estese di questa piattaforma Google chiamate “G Suite Essentials”, ampiamente configurabili e destinate a diverse tipologie di aziende che non necessitano della versione completa.
La piattaforma Microsoft 365 Business
Una seconda piattaforma collaborativa che è strutturata in modo simile a G Suite (ma la cui efficienza e semplicità d’utilizzo risulta, a mio avviso, inferiore) è Microsoft 365 Business.
Inizialmente denominata “Office 365 Business” e recentemente ribattezzata da Microsoft, anch’essa viene offerta (come G Suite) dietro il pagamento di piccoli canoni mensili legati al numero di utenti registrati che ne usufruiranno, ed è composta dai noti e commercialmente diffusissimi software quali Word, Excel, PowerPoint, Access, OneDrive, etc.
Analogamente a G Suite, anche con Microsoft 365 Business ritroviamo la possibilità di avviare le relative applicazioni via browser nonché la condivisione e collaborazione avanzata, sebbene con standard di velocità di caricamento ed efficienza generali spesso inferiori.
La piattaforma Lark Suite
Una terza piattaforma dedicata al lavoro a distanza è Lark Suite. A differenza delle due precedenti, Lark Suite offre una interfaccia unica all’interno della quale sono forniti i principali strumenti che caratterizzano la collaborazione online: chat, chiamate e riunioni, calendario, creazione documenti e archiviazione su cloud. Per le aziende con necessità di spazio e funzionalità meno estese è prevista anche una versione gratuita. Di sicuro non offre le performance e la versatilità di G Suite, però incentiva l’azienda a fare un tentativo e sperimentare la via dello smart working almeno come test. Al momento Lark Suite è disponibile solo in inglese, ma il suo utilizzo è piuttosto intuitivo e non richiede il superamento di grandi difficoltà di adattamento.
Benefici ottenibili dallo smart working
In conclusione, al di là della trattazione approfondita di strumenti ed applicazioni (che esula dall’obiettivo del presente articolo) l’idea di fondo che vorrei trasmettere è che questo tipo di tecnologia ci può aiutare moltissimo nella fase di riavvio delle attività edoffre strumenti di gestione e collaborazione per le nostre Aziende fortemente consigliabili (anche fuori dall’emergenza sanitaria) grazie ai numerosi vantaggi ottenibili:
■ riduzione al minimo degli spostamenti e degli assembramenti del personale con relativo abbattimento di costi e adesione alle disposizioni sanitarie locali transitorie;
■ mantenimento della necessaria comunicazione e collaborazione tra le diverse risorse ed aree aziendali attraverso meeting online, archiviazione file unificata, sicura e condivisa;
■ il tutto con il notevole vantaggio dell’implicito rispetto di elevati standard di sicurezza informatica che – altrimenti – gran parte delle aziende purtroppo non prenderebbero in debita considerazione nella gestione “tradizionale” della loro attività operativa (intesa come gestione aziendale non “smart”).
In estrema sintesi, giusto per rimarcare alcuni dei plus-point ottenibili da soluzioni di smart working implementate su un’architettura basata su cloud, troviamo la possibilità di collaborare con chiunque, ovunque e in qualsiasi momento, condividendo audio, video, file e risorse. La compatibilità con sistemi esterni come Microsoft Office offre grande flessibilità e (nel caso di G Suite) rimuove, di fatto, gli ostacoli legati all’utilizzo di diverse origini dati. Infine, rimanendo in tema G Suite, lo smart working verrebbe “costruito” sull’infrastruttura di Google, che è classificata tra le migliori al mondo in termini di garanzia di funzionamento e di sicurezza dei dati.
