Abbiamo visto come “smart working” implichi l’attività operativa ad una certa distanza dalla propria usuale postazione e/o luogo di lavoro. Un altro aspetto molto rilevante e ad alto impatto nella gestione dello smart working (e non solo in quello) è l’organizzazione delle attività lavorative ed il loro coordinamento a distanza.
Infatti, attività come la collaborazione tra le risorse aziendali, l’organizzazione del lavoro, il coordinamento ed il rispetto di fasi e step di piani, programmi e processi (aspetti già piuttosto delicati quando eseguiti negli ambienti di lavoro “tradizionali”) divengono più sfuggenti e meno efficienti se affrontati a distanza.
Project Management?
Per affrontare queste problematiche esiste il cosiddetto Project Management, caratterizzato da una ampia varietà di metodologie e strumenti, spesso anche piuttosto sofisticati, al punto da richiedere figure aziendali dedicate allo scopo (Project Manager, etc.). Ma, per quanto si tratti di un sistema gestionale alquanto interessante, il suo trattamento esula dall’obiettivo del presente articolo.
Non occorre addentrarci nel vero e proprio Project Management per scoprire che anche qui (come già sottolineato nell’articolo “Smart working e piattaforme collaborative” [link]) la Tecnologia e la digital strategy ci vengono in aiuto con software specifici in grado di semplificare, aiutarci ad organizzare e a ridurre notevolmente l’errore umano, sempre più presente a causa di ritmi di lavoro pesanti e frenetici.
Organizzazione del flusso di lavoro
Ciascuna azienda si caratterizza per attività e peculiarità produttive differenti ed “uniche” se viste con sufficiente dettaglio. Tuttavia, semplificando, possiamo notare che alcuni aspetti organizzativi sono comuni a tutte le attività lavorative. Se tracciati ed automatizzati correttamente tali aspetti comuni permettono di identificare e gestire uno schema di lavoro (flusso) chiaro e, soprattutto, condivisibile tra i vari collaboratori e aree aziendali.
Il Metodo kanban
C’è una metodologia organizzativa molto diffusa che trova utilizzo in un’ampia varietà di soluzioni, sia a livello software sia a livello industriale. Essa è spesso presente in numerose applicazioni, dalle più semplici alle più sofisticate, ed è basata sul Metodo kanban. Quest’ultimo è un metodo originariamente sviluppato in Giappone come parte integrante del noto sistema Just in time di reintegrazione delle scorte man mano che vengono consumate nel processo produttivo.
Uno degli aspetti peculiari “presi a prestito” dal Metodo kanban per aiutare le aziende ad organizzarsi meglio è quello della visualità, ovvero la visualizzazione del flusso di lavoro e la esplicitazione delle azioni (o dei processi) lungo tutto il percorso.
Intendiamoci: non solo processi produttivi fisici lunghi e sofisticati, ma proprio qualsiasi attività, processo, progetto o piano che sia suddivisibile in parti/sezioni/step che avanzino linearmente verso il loro completamento.
Trello
Arriviamo quindi allo strumento software vero e proprio che consiglio a tutte le aziende che desiderino iniziare ad ottimizzare i propri processi lavorativi, siano essi amministrativi, commerciali, di marketing, o produttivi in senso stretto: Trello.
Trello è un potente software gestionale in stile Kanban basato sul web, originariamente sviluppato nel 2011, recentemente acquisto da Atlassian (2017) e tutt’ora in continua evoluzione. Il suo funzionamento è basato interamente come servizio web ma sono comunque presenti le relative applicazioni per utilizzarlo anche da tablet e smartphone.
Se proprio dovessimo “etichettarlo” a tutti i costi, Trello potrebbe essere definito uno strumento di project management, sebbene le sue qualità permettano di andare oltre l’organizzazione di un progetto, ampliando le possibilità degli utilizzatori verso impieghi periodici e/o prolungati quali la creazione di un piano editoriale o di un piano di marketing, la gestione dell’amministrazione (come flusso di lavoro, non in senso stretto ovviamente) e molto molto altro.
Il cuore di Trello è rappresentato da un sistema di bacheche condivisibili dove ciascuna bacheca può essere immaginata al pari una lavagna pulita, dove creare e collegare innumerevoli liste di task ed organizzarle al meglio. Semplice così: quasi disarmante ma, nello stesso tempo, flessibile, facile da implementare ed utilizzare a proprio piacimento e/o secondo necessità.
Il coordinamento
Trello combina l’eccezionale visualità tipica di una grande bacheca, all’interno della quale sono presenti liste di task. Ciascuna lista, a sua volta, può contenere descrizioni, commenti, check-list, immagini, file allegati, e così via, legati al task da eseguire o al progetto da organizzare.
La condivisione è un altro cavallo di battaglia di questo software: ciascun elemento può essere privato, pubblico (letteralmente!) oppure condiviso con una squadra di Collaboratori autorizzati.
Poiché tutti gli elementi sono etichettabili (anche a colori) e sono posizionabili ed ordinabili trascinandoli con un semplice clic del mouse, ecco che la visione d’insieme “a colpo d’occhio” con sequenze, priorità, obiettivi completati, in chiaro e sotto gli occhi di chi coordina è davvero senza pari.
E, naturalmente, è possibile gestire più bacheche, integrandole con altre rinomate applicazioni di analisi, reportistica, marketing e IT (due su tutte: Google Drive e MailChimp), e ancora calendari, notifiche ed automatizzazioni di alcuni compiti più noiosi e ripetitivi. Davvero un must-have lavorativo che, per una volta, agevola e sostiene sia la produttività di chi esegue il lavoro sia quella di chi coordina e gestisce risorse e progetti.
Conclusioni
Nella visione di un manager, di un direttore oppure di un amministratore, l’aspetto più importante (e anche la principale difficoltà) nell’utilizzo dello smart working è probabilmente rappresentato dal coordinamento e dal monitoraggio dell’avanzamento di tutta l’attività produttiva, sia essa di singoli reparti, divisioni, o dell’intera azienda.
Esistono molti strumenti che, a diversi livelli, possono aiutare le aziende a diventare (e rimanere) organizzate. Pur non rappresentando la “panacea software” per tutti i mali organizzativi, Trello non è certamente “uno dei tanti”. Con ogni probabilità, Trello riunisce in un unico software caratteristiche difficilmente rintracciabili in altri concorrenti: la gestione visuale di gran parte degli elementi, la visione d’insieme, la profonda personalizzazione ed integrazione e, non da ultimo, una curva di apprendimento eccezionalmente bassa. Ecco perché lo consiglio: se vi sta a cuore favorire la produttività (sia individuale, sia di gruppo) riducendo allo stesso tempo confusione, errori, nervosismo ed enormi sprechi di tempo, è sicuramente arrivato il momento di iniziare a provare Trello.
